为每个 PDF 建立候选记录，将书目字段与已存缴的元数据源进行比对，并记录所有无法解析的文件，使交接最终得到已核验记录、已记录的重复项和一份简短的例外清单。以下步骤确保在原负责人无法联系时工作仍可审计。
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清点文件夹。 列出每个文件的文件名、大小和页数，并为每个文件分配一个工作 ID（例如
pdf-001）。预期结果：一份固定清单，确保没有文件被悄悄跳过或重复计数。 -
提取标识符或标题线索。 打开每个 PDF，记录首页或页眉中可见的任何 DOI、期刊名、卷号、页码范围或标题字符串。预期结果：每个文件要么有可查询的 DOI，要么有可搜索的标题线索。
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创建候选记录。 对于独立 PDF，Zotero 可以尝试使用标识符或提取的元数据创建父级书目条目。预期结果：一个附加到文件的草稿记录，随后你应检查并修正它，而非直接将其作为最终结果。
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比对书目字段。 对于有 DOI 的文件，通过 Crossref REST API 查询该 DOI，该 API 返回为该 DOI 存缴的元数据。将标题、作者、年份、期刊、卷号和页码与候选记录逐字段比对。预期结果：匹配、修正后的记录或标记出的差异。
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解析重复项。 运行 Zotero 的重复检测，它会识别潜在重复条目并提供合并界面，在合并记录的同时保留分类和标签。预期结果：每项工作一条合并记录，合并过程记录在交接日志中。
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分配未解析文件。 任何没有标识符、没有可用标题线索，或比对后仍存在字段不匹配的 PDF，都应连同其工作 ID、已尝试的操作以及仍有疑问的具体字段写入交接日志。预期结果：一份简短的例外清单，同事无需重读整个文件夹即可处理。
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完成交接。 交付三份产物：已核验记录、已记录的重复项与合并清单，以及例外清单。预期结果：接手方清楚哪些引文已可使用，哪些仍需决定。
将交接日志与文库放在一起，以便后续修正可追溯到其来源文件。