研究团队应维护一份共享的来源恢复日志，每条不完整的参考文献占一行，字段固定，指定负责人，状态最终为已解决、附理由驳回或已指派跟进。日志把共同作者零散提供的片段汇成单一队列，避免两人追查同一条引文。
每个片段需记录的字段
- 按原样逐字记录的片段，以及提供者和提供时间。
- 已尝试的检索路径：所用数据库或索引、查询词及所应用的筛选条件。
- 候选标识符：每个候选匹配的 DOI、PMID、ISBN 或其他记录编号。
- 字段不符之处：提供的哪些细节与候选记录不一致，如年份、作者顺序、标题措辞或期刊。
- 核验状态：未解决、已找到候选、已对照原始来源核验或已驳回。
- 负责人及带日期的下一步行动。
处理队列
- 逐字录入片段并指定一名负责人；预期结果是形成一行记录，其他共同作者无需重复处理。
- 执行书目查询并记录所用路径和筛选条件；Crossref 记录了查询、筛选、结果选择及游标分页，用于缩小学术元数据范围，因此改变组合前先记下已尝试的组合。
- 记录每个候选标识符及具体字段不符之处；决策点是候选匹配是否足够核验，还是必须保持未解决。
- 对照原始来源核验匹配，正如 ICMJE 建议作者对照原始来源核验参考文献并尽可能引用直接来源；预期结果是将状态改为已核验，或记录驳回理由。
- 将行关闭为已解决、附理由驳回或已指派并注明下一步行动和负责人。
防止重复工作
开始检索前先检查日志中是否已有对应行，并在参考文献管理器支持时合并重复的候选记录；Zotero 可识别潜在重复条目并提供合并界面，在合并记录的同时保留分类和标签。候选仍未解决时，保持该行开放并记录已尝试的路径，让下一位检索者从已有证据出发，而非重复检索。