要在应对繁重工作量的同时提高科研基金申请 (grant applications) 的质量，你需要将写作过程系统化，利用智能工具进行文献综述 (literature reviews)，并将申请书分解为可管理的日常任务。撰写一份成功的研究计划 (research proposal) 是一项庞大的工程，而在兼顾教学、发表论文和实验室工作的同时进行这项工作，很容易让人精疲力竭。通过优化工作流程，你可以在不牺牲现有学术职责的前提下，提交更具竞争力的申请书。
从一页纸的概念说明 (Concept Note) 开始
在投入撰写长篇大论之前，先起草一页纸，概述你的具体目标 (specific aims)、问题的意义以及拟采用的研究方法 (methodology)。与导师或项目官员 (program officers) 分享这份简短的概述，可以让你尽早验证核心想法。这能避免你浪费几十个小时去撰写一份与资助机构优先事项不符的完整基金申请。
简化你的文献综述
基金申请写作过程中的一个主要瓶颈是收集和综合背景研究。当你时间紧迫时，你没有精力去阅读几十篇不相关的论文。为了加快这一过程，你可以使用 WisPaper 的学术搜索 (Scholar Search)，它理解你的实际研究意图而不仅仅是匹配关键词，从而有效过滤掉 90% 的干扰信息，让你更快地找到合适的论文。从第一天起就保持参考文献的井然有序，也能让你避免在最后一刻因排版格式而手忙脚乱。
制定倒推时间表 (Reverse Timeline)
基金申请的截止日期是没有任何商量余地的。为了应对繁重的工作量，请从提交日期开始倒推，制定一个严格的时间表。为申请书的各个组成部分分配特定的周数，例如预算说明 (budget justification)、广泛影响 (broader impacts) 和初步数据 (preliminary data)。务必为机构审查预留一周的缓冲时间，因为大学的基金办公室通常要求在资助机构的官方截止日期之前很久就提交最终文件。
建立可重复使用的“基金素材库” (Grant Bank)
基金申请中的很大一部分内容由标准化信息组成。创建一个集中式文件夹，包含你最新的个人简历 (biosketch)、机构模板文本 (institutional boilerplate text)、设施和设备描述以及过去的数据管理计划 (data management plans)。提前准备好这些文件并随时可以复制粘贴，将大大减少未来每次申请资金时的行政工作量。
委派与协作
如果你与共同研究者 (co-investigators) 一起申请或带有研究生，不要把所有重担都扛在自己肩上。根据专业知识明确分工。将最初的文献检索任务分配给资深博士生，或者请共同主要研究者 (co-PI) 起草其特定领域的研究方法部分。使用基于云的协作编辑器来跟踪修订、留下评论，并在整个研究团队中无缝维护版本控制 (version control)。