你可以通过批量处理收件箱、利用自动过滤器、使用回复模板以及取消订阅频繁的通知提醒，来减少花在电子邮件管理上的时间。作为研究生或早期职业研究人员 (early-career researcher)，爆满的收件箱很容易分散你的注意力，并占用宝贵的写作或实验室时间。通过培养几个策略性的习惯，你每周可以省出数小时的工作时间。
批量处理电子邮件
不要一整天都开着电子邮件标签页并对每一次提示音做出反应，而是安排两到三个特定的时间块来检查收件箱。例如，你可以在早晨、午饭后以及下班前分别花20分钟处理邮件。务必关闭桌面和手机的电子邮件通知，以便在实际的研究时间内保持深度专注。
自动化与过滤收件箱
通过设置自动规则，让你的电子邮件服务商来承担繁重的工作。为不同的类别创建特定的文件夹或标签，例如学生咨询、大学行政更新以及科研经费 (grant) 沟通。你可以设置规则，将这些邮件自动移出主收件箱，让你只有在准备好处理该特定类别时才去查看它们。
为重复性回复创建模板
学术界人士经常发现自己在一遍又一遍地输入相同的回复。无论你是拒绝同行评审 (peer review) 请求、与其他研究人员分享你已发表文章的全文 PDF，还是回答本科生关于教学大纲的常见问题，你都不应该从头开始写这些邮件。将你最常用的回复保存为电子邮件模板，或者使用文本扩展工具一键插入。
整合你的研究提醒
学术邮件列表、期刊目录以及 Google Scholar 关键词提醒是出了名地容易塞满研究人员的收件箱。与其每天在几十封通知邮件中筛选，不如使用 WisPaper 的 AI Feeds 获取跨越32个领域、完全符合你研究兴趣的每日精选新论文推送，从而让你放心地取消订阅各个期刊的邮件。将文献追踪整合到一个专用工具中，可以确保你的主收件箱仅用于实际的人际沟通。
采用“只处理一次”原则
为了防止邮件积压，请使用“只处理一次” (Only Handle It Once, OHIO) 方法。当你在安排的批量处理时间内打开一封电子邮件时，强迫自己立即做出决定。如果回复只需不到两分钟，请立即回复。如果需要更繁重的工作，请将其添加到你的待办事项列表或日历中，并将该邮件归档。如果不需要采取任何行动，请立即将其删除或归档。