为了在撰写基金申请书 (grant proposal) 时分享期刊文章，您应该在共享的文献管理平台中整理文献，为研究团队创建专属文件夹，并确保合作者能够轻松获取所有引文和全文 PDF。
撰写基金申请书是一个高度协作的过程。在与首席研究员 (Principal Investigator, PI) 或联合申请人合作时，您需要一种高效流畅的方式来交换文献综述 (literature review) 材料，以免丢失关键引文或淹没在繁杂的电子邮件附件中。以下是如何为资金申请高效分享和管理研究材料的指南。
建立共享文献库
与其通过电子邮件来回发送 PDF，不如使用基于云的文献管理器建立一个“单一事实来源” (single source of truth)。创建一个专门以您的基金申请命名的共享群组或工作区。如果您正在为团队整理论文并管理参考文献，WisPaper 的“我的文献库” (My Library) 可作为类似 Zotero 的管理器来存储您的文档，并允许您通过 AI 与上传的论文进行对话，从而快速提取申请书所需的关键数据点。在开始撰写之前，请确保所有团队成员都能访问这一中心枢纽。
按具体目标 (Specific Aims) 进行整理
基金评审专家看重的是结构严谨、论据充分的论点。您可以根据基金的“具体目标” (Specific Aims) 或申请书的不同部分（例如：背景、方法学、初步数据），将共享文章整理到子文件夹中，以此帮助合作者更好地查阅文献。添加标签按主题对论文进行分类，并利用笔记功能简要说明某篇文章为何与项目内容确切相关。
突出显示并批注关键发现
不要只是把一份 20 页的 PDF 文件扔进共享文件夹，就指望您的共同撰写人能自己找到相关信息。您应该高亮标记出支持基金假设的特定段落、图表或结果，从而为团队节省时间。直接在文档上留下电子批注，明确说明某篇论文是如何证明研究空白 (research gap) 或验证您所选实验设计的。
合法处理全文 PDF
在分享全文文章时，请注意出版商的付费墙 (paywalls) 和版权限制。虽然您可以自由分享开放获取 (Open Access) 论文，但付费文章只能使用安全、封闭的平台在您的直接研究团队内部共享。请避免在公共网站或公开论坛上发布受版权保护的 PDF 文件。
统一参考文献格式
在分享和引用文章之前，请先就资助机构要求的特定引用格式（如 NIH、NSF 或 APA 格式）达成一致。当所有合作者都从同一个共享文献库中提取文献并遵守相同的格式规则时，为基金提交生成最终的参考文献列表 (bibliography) 就会变得水到渠成，而不会在最后一刻因格式问题手忙脚乱。