为每条参考文献标注已核实、有争议或待处理状态，写明尚未解决的问题和已查过的来源，并为每条添加一项下一步操作，让合著者无需重复劳动即可继续。
建立交接表
每条参考文献占一行，包含以下字段：当前显示的引文、状态、未解决的问题、已查过的来源、下一步操作和负责人。状态字段承载上下文：已核实表示引文已对照原始来源核查；有争议表示两个来源不一致，或涉及更正、撤稿；待处理表示核查尚未完成。
- 将每条参考文献标记为已核实、有争议或待处理，并在任何未核实的条目旁写明具体的未解决问题。例如，“页码范围在出版商页面与存档的 DOI 元数据之间不一致”是可用的描述；“需要核查”则不可用。
- 记录每条已查过的来源，写明所用服务和查阅的记录，例如在 Crossref 中查询 DOI，或出版商的文章页面。这能告诉合著者线索目前止于何处。
- 为每条写一项下一步操作，写明要打开哪条记录以及应解决什么判断，例如对照出版商的正式版本确认卷号和页码范围。
- 通过共享文件或文献管理器库交接列表，使修改集中在一处，并注明每个未结条目的负责人。
交接前要检查什么
ICMJE 建议对照原始来源核实参考文献，尽可能引用直接来源，识别撤稿，并遵循期刊的参考文献格式。这些检查直接对应状态字段：条目与原始来源比对后即计为已核实；撤稿检查尚未完成时，应记入有争议或待处理的备注中。
在 Crossref 中查询 DOI 会返回为该 DOI 存档的元数据，因此它能确认存档内容，却可能留下与出版商页面不一致的问题。将这一不一致记为未解决问题，并把下一步操作设为比对这两条记录。
如果列表存放在 Zotero 中，交接前运行重复检测并合并重复条目；合并界面会保留分类和标签，同时合并条目记录。这样合著者就不会在两个条目下重复处理同一条参考文献。
保持备注简短
每个字段一句话即可。目标是让合著者能打开任意一行，看到已经核查了什么，并直接采取下一步，而无需询问你查阅过哪个数据库或页面。