为每条参考文献保留一行核验日志，固定四个字段——所查标识符、所用数据库、发现匹配或不匹配、未解决状态——让每个投稿决定都能追溯到一次有记录的核查。ICMJE 建议作者对照原始来源核验参考文献、尽量引用直接来源、识别撤稿，并遵循期刊的参考文献格式；围绕这些核查建立的日志使该建议可审计。
日志结构
每条参考文献一行，记录以下字段：
- 所查标识符——你查询的 DOI、PMID、ISBN 或完整引文字符串。记录精确字符串，以便后续审阅者重复同一次查询。
- 所用数据库——你查询的具体来源，例如通过 Crossref REST API 进行的 DOI 查询、出版商页面或图书馆目录。Crossref 的 DOI 查询返回为该 DOI 存储的元数据，因此请注明结果反映的是已存储的元数据。
- 发现匹配或不匹配——记录哪些一致、哪些不一致：标题、作者列表、年份、期刊、卷、页码。部分匹配单独记一条，不算通过。
- 未解决状态——将每行标记为已确认、不匹配或未解决，并用一行说明仍待明确的内容（例如检索到的元数据中看不到页码范围）。
用日志做决定
投稿前按状态对行排序。已确认的行可按记录内容安全投稿。不匹配的行需要对照来源更正后，该参考文献才能留在稿件中。未解决的行需要做出决定：保留该参考文献并在自己的跟踪记录中注明保留条件，或标记为截止日期后跟进。将决定及其日期记录在同一行，使选择可审计。
可重复的核查
对每个条目按相同顺序查询：标识符、数据库、比较字段、状态。当 DOI 查询返回的元数据与你的引文不同时，将该差异视为未解决，接着查出版商记录，而不要假定任一版本正确。TrueCite 将 BibTeX 与真实学术数据库比对，标出需要核验的参考文献，可在你完成比较前填充标识符和状态字段。
截止日期处理
对于截止日期时仍未解决的条目，注明具体未明确字段和已查询的数据库。该记录让共同作者或编辑清楚看到哪些参考文献已核查、哪些仍待明确，并使投稿决定与证据挂钩。